案例：某注册在美国特拉华州的公司投资了境内企业，后因退出时股权转让发生纠纷，诉至法院。在起诉中，原告为证明主体资格及授权，提交了经公证认证的：1.公司注册证书；2.某人签署的法定代表人证明（某人的身份无证明文件）；3.经6位法人股东分别授权的法定代表人文件（由6位法人股东的高管签署，高管身份无证明文件）；4.该法定代表人签署的律师授权文件及境内公司负责人的授权文件（由该境内负责人签署了起诉状）。
本文拟结合上述材料的具体情况，对涉外民商事诉讼中提交境外主体资格及授权文件的注意事项进行归纳总结。
涉外民事诉讼中相关文件提交的注意事项
一、关于公司注册证明
《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第五百二十三条第二款规定，外国企业或者组织参加诉讼，向人民法院提交的身份证明文件，应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。
实践中，境外企业通常用公司注册证书及法定代表人证明，证明其身份。注册证书（CI，即certificate of incorporation或者是business registration certificate）通常是委托注册代理人或者公司高管将公司注册文件首先提交州务卿予以确认，再经当地公证机关公证，最后将公证件交由中国驻该国使领馆认证。
在我们检索的案例中，最高人民法院曾经以CI不能证明公司存续为由，驳回涉外原告的起诉。
《上诉人拉美中国长城国际股份有限公司（以下简称拉美长城公司）与被上诉人付晓玲、胡伟峰行纪合同纠纷二审民事裁定书》裁判摘要认为：现拉美长城公司提供的2005年6月公证认证手续，距其本次立案时间已十年以上，且只是证明拉美长城公司依法成立，但无法证明拉美长城公司目前的存续情况，也并非拉美长城公司为提起此次诉讼所准备……故其提出依据阿根廷公司法公司一经注册主体身份就永续存在的上诉主张，缺乏证据佐证，本院不予支持。
根据我们初步查证，大部分欧美法系国家的公司法规定除非明确限定，否则公司永久存续。比如，特拉华州普通公司法的规定，除非将公司存续期限制在一个具体日期的规定，否则该公司应当永久存续。由于该规定与我国公司法差异较大，因此涉外企业应注意，在诉前合理的期限内取得公司注册证书，用以证明公司依法设立合法存续。
另根据我们查证，特拉华州示范商业公司法的规定，公司可以向州务卿申请一份存在证明书（certificate of existence 或者certificate of goodstanding），载明公司是根据本州法律合法成立的，成立的日期以及如果公司不是永久性经营的，应载明经营期限。
有鉴于此，境外企业应注意，根据所在国法律，是否可以出具公司存在证明书，如无，则提供公司成立证明书且出具的时间应在起诉前合理的时限内。
二、法定代表人身份证明
《民事诉讼法》第四编“涉外民事诉讼程序的特别规定”未对涉外主体法定代表人作出规定。第二百五十九条的规定，在中华人民共和国领域内进行涉外民事诉讼，适用本编规定。本编没有规定的，适用本法其他有关规定。《民事诉讼法》第四十八条规定，公民、法人和其他组织可以作为民事诉讼的当事人。法人由其法定代表人进行诉讼，其他组织由其主要负责人进行诉讼。因此，涉外民事案件应提交境外企业法定代表人证明。
但是，关于法定代表人身份证明究竟该如何出具，法律并没有明文规定。《北京知识产权法院行政案件起诉预登记办理指南（试行）（征求意见稿）》第二十四条规定：获得法定代表人或授权代表人身份可以由董事会或股东会决议授权，也可以由有权签署该证明文件的董事或其他人员授权。申请人所在国有关机关认可法人或其他组织印章效力，或者申请人已将其印章底版及效力说明在所在国登记机关备案的，亦可以加盖印章。上述情形须提交相关证明文件。
我们查阅的大量涉外民事诉讼案例中，大部分裁判文书并未对法定代表人身份证明的规则进行阐述，只提及涉外一方提交了该证明。有部分涉外知识产权案件的裁判文书，可以解释各地法院对此的审理思路：
（一）董事会或股东会决议授权
案例：某德国公司因不服商标评审委员会的商标授权行政行为，向知产法院提起行政诉讼。法定代表人证明由公司两位董事签署。两位董事的签署权限，证明思路及所需文件如下：
公司召集全体董事召开董事会，在董事会纪要中记载，两名董事有权单独或共同代表公司对外签署文件；公司全体董事名录及信息记载于当事人所在地公司注册局备案的商业登记证。上述董事会纪要及商业登记证均经公证认证。
（二）有权签署法定代表人证明书的董事或其他人员授权
案例：某意大利公司因不服商标评审委员会的商标确权行政行为，向知产法院提出行政诉讼。法定代表人证明书由公司代理人签署。该代理人的签署权限，证明思路及所需文件如下：
公司董事长出具授权委托书，授予代理人有权单独代表公司对外签署文件的权利；公司董事长职位及信息记载于当事人所在地商业登记局备案的商业登记簿；瑞士联邦法规定，公司每一位董事有权代表公司。上述授权委托书、商业登记簿均经公证认证。
（三）加盖印章
案例：某日本企业因不服商标评审委员会的商标确权行政行为，向北京知产法院提出行政诉讼，法定代表人证明书上加盖公司印章，证明思路及所需文件如下：
公司提供神户地方法院出具的印章证明书。该印章证明书经公证认证。
关于印章的效力，需注意：第一，需提供法律证明印章效力；第二，除法律外，当事人还须提供官方机构出具的印章证明书等，以证明印章进行备案且合法有效。
本案特殊之处在于：第一，涉外企业既未登记董事信息也未登记公司章程。这导致涉外企业任何一位董事签署法定代表人证明，均无法证明其权限及身份。第二，由于6位股东是6个国家的法人股东，且根据所在国法律，全部无印章要求。因此，股东对法定代表的授权文件均系法人股东的高管签署。但6位股东并未准备高管签署的授权文件，且截至本案起诉，部分高管已经离职。
上述情况，对本案法定代表人身份证明造成客观影响。鉴于该境外企业在中国投资已10年有余，且投资了诸多企业，根据《中外合资经营企业法》第三条的规定，合营各方签订的合营协议、合同、章程，应报国家对外经济贸易主管部门(以下称审查批准机关)审查批准。审查批准机关应在三个月内决定批准或不批准。合营企业经批准后，向国家工商行政管理主管部门登记，领取营业执照，开始营业。本案向商务局、工商管理局调取了合资企业成立时的相关文件，以期证明其法定代表人的身份延续性。
对此，提示拟在中国投资的境外公司，在公司设立时，应做好公司章程、董事成员备案。在中国境内发生诉讼纠纷时，法定代表人的证明文件，需履行相应的手续：公司章程规定，董事会的权利由董事会全体授权，或者由全体股东授权。
三、授权文件
授权文件一般不存在大的问题。提示：如果给境内负责人的授权不是为诉讼专门准备的，需注意其授权里是否有权代为起诉、签署起诉状。
对律师的授权文件需要注意：如果签署的是中英文对照版，需注明中英文不一致时，以中文为准。关于中英文版是否还需要国内翻译机构进行翻译，我们认为，《民事诉讼法》第五百二十七条当事人向人民法院提交的书面材料是外文的，应当同时向人民法院提交中文翻译件。
四、涉外案件，主体资格及授权文件是否需要经过质证
关于上述程序方面的证据（公司注册证明、法定代表身份证明、授权委托书），在非涉外诉讼中是不需要质证的，而在涉外诉讼中却是需要经过对方质证的。依据主要是法院内部资料，如最高法院的会议纪要、复函或者地方法院的内部诉讼指南。比如：
最高人民法院《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》（法发[2005]26号）第39条规定：“对当事人提供的在我国境外形成的证据，人民法院应根据不同情况分别作如下处理：(1)对证明诉讼主体资格的证据，应履行相关的公证、认证或者其他证明手续；(2)对其他证据，由提供证据的一方当事人选择是否办理相关的公证、认证或者其他证明手续，但人民法院认为确需办理的除外。对在我国境外形成的证据，不论是否已办理公证、认证或者其他证明手续，人民法院均应组织当事人进行质证，并结合当事人的质证意见进行审核认定”。
总之，因为涉外民商事案件程序的特殊性，与境外国家的诉讼程序存在较大的区别，提前做好与客户的沟通解释以及诉讼准备工作，才能让代理工作较为顺利地开展。
（作者：李静）